Azt hisszük, erről a témáról nekünk már nem lehet újat mondani. Valószínűleg mások is így vannak ezzel, mégis hány modortalan, bosszantó hívást kapunk nap mint nap! Van néhány alapszabály, amellyel mindenkinek tisztában kellene lennie, aki felemeli a kagylót!
Ha mi hívunk
Alapszabály: köszönni és bemutatkozni kötelező! (A bemutatkozás csak abban az esetben maradhat el, ha a központ vagy a portás veszi fel, és a kívánt mellék kapcsolását kéri.) Ha már nem először beszélünk egymással, akkor se várjuk el, hogy a hívott félnek azonnal beugorjon a nevünk alapján, kik vagyunk és miért telefonálunk, kérés nélkül is mondjuk el, melyik céget képviseljük, és röviden azt is közölhetjük, milyen ügyben keressük.
Ha a hívott fél nincs a helyén, ne kérdezzük meg, hol van! Hagyjuk meg a nevünket, telefonszámunkat, és jelezzük, később még jelentkezünk, vagy pedig kérjünk visszahívást. Fontos: ha visszahívást kértünk, ne hívjuk még aznap újra az illetőt, csak ha rendkívül fontos oka van. A nyomulás idegesítő lehet.
Ha a kapcsolásig várakoznunk kell, és két perc elteltével se jelentkezik senki, tegyük le a kagylót, és hívjuk újra a számot később. Uralkodjunk az indulatainkon, nyeljünk egy nagyot, és ne kérjük ki magunknak, hogy hosszasan várakoztattak!
Ha elértük, akit kerestünk, lehetőség szerint rögtön térjünk a lényegre, kerüljük a hosszadalmas bevezetőket. A közlendőket röviden, érthetően kell előadni a locsogás mindenképp kerülendő Persze, ha régebbi az ismeretség, nyugodtan kérdezzünk rá a hívott hogylétére, kivéve akkor, ha tudjuk, nincs egyedül az irodájában, mondjuk éppen tárgyal, amikor bekapcsolják a hívásunkat. Apropó! Feltétlenül kérdezzük meg – különösen, ha közlendőnk előreláthatólag hosszabb időt igényel –, hogy ráér-e most („Nem zavarom? Tudunk egy percet beszélni, vagy hívjam később ”), és szükség esetén egyeztessünk vele egy alkalmasabb időpontot.
Ha már az időnél tartunk: hivatalba munkaidőben telefonáljunk, de lehetőleg ne közvetlenül (5-10 perccel) annak kezdete után és vége előtt. Lehetőleg ne hívjuk senkit hivatalos ügyben a lakásán (beosztottunkat se!). Ha halaszthatatlan dologról van szó, akkor se telefonáljunk reggel kilenc előtt és este kilenc után. És mindenképp kérjünk elnézést a zavarásért.
Fontos hivatalos információkat nem ajánlatos telefonon közölni, mert félreérthetnek minket, és bizonyítékként szolgáló nyoma sem marad a beszélgetésnek. Ezért ha mégis elkerülhetetlen a telefonos megállapodás, célszerű később „telefonbeszélgetésünkre hivatkozva” formulával kezdve írásban (levélben, faxban) megerősíteni pontosítani. A telefonos hivatalos meghívást is minden esetben követnie kell egy írásosnak is.
Ha minket hívnak
„Halló!” mondja egy hang. (Egy fokkal rosszabb a „Halló, ki beszél?”) Ugye ön is zavarba jön ilyenkor? Hallózás helyett sokkal szerencsésebb, ha rögtön bemutatkozunk, és megnevezzük a céget is, hogy megkönnyítsük a hívó dolgát, a beszélgetés megindulását. Ha valakit meg kell kérnünk, hogy tartsa a vonalat a kapcsolásig, először is kérdezzük meg, tud-e várni egyáltalán. Ha már több mint egy perce várakozik, szóljunk bele ismét a telefonba, kérjünk még egy kis türelmet. Hosszas várakoztatás helyett inkább ígérjünk visszahívást.
A hívott fél várja meg, hogy a hívó kezdeményezze a búcsúzást, különben úgy tűnhet le akarja rázni őt Ha valamilyen okból mégis sürgősen le kell tennie a telefont, mentse ki magát, és kérdezze meg, mikor hívhatja vissza.
Ha mi hívunk
Alapszabály: köszönni és bemutatkozni kötelező! (A bemutatkozás csak abban az esetben maradhat el, ha a központ vagy a portás veszi fel, és a kívánt mellék kapcsolását kéri.) Ha már nem először beszélünk egymással, akkor se várjuk el, hogy a hívott félnek azonnal beugorjon a nevünk alapján, kik vagyunk és miért telefonálunk, kérés nélkül is mondjuk el, melyik céget képviseljük, és röviden azt is közölhetjük, milyen ügyben keressük.
Ha a hívott fél nincs a helyén, ne kérdezzük meg, hol van! Hagyjuk meg a nevünket, telefonszámunkat, és jelezzük, később még jelentkezünk, vagy pedig kérjünk visszahívást. Fontos: ha visszahívást kértünk, ne hívjuk még aznap újra az illetőt, csak ha rendkívül fontos oka van. A nyomulás idegesítő lehet.
Ha a kapcsolásig várakoznunk kell, és két perc elteltével se jelentkezik senki, tegyük le a kagylót, és hívjuk újra a számot később. Uralkodjunk az indulatainkon, nyeljünk egy nagyot, és ne kérjük ki magunknak, hogy hosszasan várakoztattak!
Ha elértük, akit kerestünk, lehetőség szerint rögtön térjünk a lényegre, kerüljük a hosszadalmas bevezetőket. A közlendőket röviden, érthetően kell előadni a locsogás mindenképp kerülendő Persze, ha régebbi az ismeretség, nyugodtan kérdezzünk rá a hívott hogylétére, kivéve akkor, ha tudjuk, nincs egyedül az irodájában, mondjuk éppen tárgyal, amikor bekapcsolják a hívásunkat. Apropó! Feltétlenül kérdezzük meg – különösen, ha közlendőnk előreláthatólag hosszabb időt igényel –, hogy ráér-e most („Nem zavarom? Tudunk egy percet beszélni, vagy hívjam később ”), és szükség esetén egyeztessünk vele egy alkalmasabb időpontot.
Ha már az időnél tartunk: hivatalba munkaidőben telefonáljunk, de lehetőleg ne közvetlenül (5-10 perccel) annak kezdete után és vége előtt. Lehetőleg ne hívjuk senkit hivatalos ügyben a lakásán (beosztottunkat se!). Ha halaszthatatlan dologról van szó, akkor se telefonáljunk reggel kilenc előtt és este kilenc után. És mindenképp kérjünk elnézést a zavarásért.
Fontos hivatalos információkat nem ajánlatos telefonon közölni, mert félreérthetnek minket, és bizonyítékként szolgáló nyoma sem marad a beszélgetésnek. Ezért ha mégis elkerülhetetlen a telefonos megállapodás, célszerű később „telefonbeszélgetésünkre hivatkozva” formulával kezdve írásban (levélben, faxban) megerősíteni pontosítani. A telefonos hivatalos meghívást is minden esetben követnie kell egy írásosnak is.
Ha minket hívnak
„Halló!” mondja egy hang. (Egy fokkal rosszabb a „Halló, ki beszél?”) Ugye ön is zavarba jön ilyenkor? Hallózás helyett sokkal szerencsésebb, ha rögtön bemutatkozunk, és megnevezzük a céget is, hogy megkönnyítsük a hívó dolgát, a beszélgetés megindulását. Ha valakit meg kell kérnünk, hogy tartsa a vonalat a kapcsolásig, először is kérdezzük meg, tud-e várni egyáltalán. Ha már több mint egy perce várakozik, szóljunk bele ismét a telefonba, kérjünk még egy kis türelmet. Hosszas várakoztatás helyett inkább ígérjünk visszahívást.
A hívott fél várja meg, hogy a hívó kezdeményezze a búcsúzást, különben úgy tűnhet le akarja rázni őt Ha valamilyen okból mégis sürgősen le kell tennie a telefont, mentse ki magát, és kérdezze meg, mikor hívhatja vissza.